La pregunta parece simple y casi nunca tiene una respuesta simple, porque el precio que se anuncia rara vez es el que se paga. Para comparar de verdad hay que armar la cuenta completa, y son cuatro renglones: la mensualidad, el costo por persona, los mensajes y la comisión.
Vamos uno por uno, y al final está la comparación que sí sirve para decidir.
1. La mensualidad base
Es el número de la portada y el único que suele estar visible. Dos advertencias.
La primera son los planes escalonados. Lo que necesita un negocio con equipo —reportes por especialista, mensajería, control de inventario, permisos por rol— suele vivir uno o dos escalones por encima del plan que aparece en la publicidad. Antes de anotar la cifra, confirma que el plan que estás mirando incluye lo que vas a usar.
La segunda es la moneda. Varios proveedores publican en dólares y cobran en dólares, así que tu mensualidad se mueve con la tasa de cambio y con el impuesto de tu tarjeta. Un plan de veinte dólares no cuesta lo mismo en enero que en julio.
2. El costo por persona
Muchos sistemas cobran por cada usuario del equipo. Con dos especialistas casi no se nota; con cinco puede duplicar la factura.
La fórmula es esta:
mensualidad + (costo por usuario × personas que necesitan acceso)
Cuenta a todas: las especialistas, quien esté en recepción y quien maneje la caja. Y pregunta si un usuario que solo consulta su agenda también se cobra, porque en algunos sistemas sí.
3. Los mensajes
Recordatorios de cita, confirmaciones y campañas. Algunos planes los incluyen y otros los cobran por unidad.
Para dimensionarlo con tus propios números: multiplica tus citas semanales por cuatro y ya tienes los recordatorios del mes. Cuarenta citas por semana son unos ciento sesenta mensajes, y eso sin contar las campañas de reactivación, que son justamente las que más rinden.
Ojo con el canal. Un recordatorio por correo casi nadie lo abre; uno por WhatsApp se lee. Si el plan barato solo incluye correo, en la práctica no estás comprando recordatorios.
4. La comisión
Es el renglón más difícil de ver, porque no llega como una factura: se descuenta. Puede aparecer de tres formas.
Comisión por clienta nueva del directorio. Un porcentaje de la primera reserva de quien llegó por el marketplace del proveedor. Es la más discutible, porque no siempre distingue entre una clienta que ellos trajeron y una tuya que solo cambió de canal.
Comisión por transacción. Un porcentaje de cada venta que pase por el sistema.
Costo de pasarela. Si cobras en línea, la pasarela cobra lo suyo. Eso no es del software, pero entra en la cuenta del mes.
Un ejemplo con números
Un salón con cinco personas, cuarenta citas semanales y cobro en línea ocasional:
| Renglón | Cómo se calcula |
|---|---|
| Mensualidad | La que anuncie el proveedor, en el plan que sí incluye lo que usas |
| Usuarios | Cuatro adicionales, si se cobran aparte |
| Mensajes | ~160 recordatorios al mes, más las campañas |
| Comisión | El porcentaje sobre las reservas que apliquen |
Con esta estructura, dos sistemas que anuncian mensualidades parecidas pueden terminar con facturas muy distintas, y el más barato de la portada no suele ser el más barato del mes. Por eso conviene pedir el número final por escrito antes de decidir.
Con qué compararlo
Aquí está la parte que casi nadie hace, y es la que de verdad responde si conviene.
No compares el software contra otro software: compáralo contra lo que te cuesta no tenerlo. Dos referencias sirven.
Una clienta recuperada. Si tu ticket promedio está entre sesenta y ciento veinte mil pesos, un sistema que cueste alrededor de eso se paga con una sola clienta que vuelve porque le llegó un mensaje a tiempo.
Una silla vacía. Cuenta cuántas citas se te cayeron el mes pasado y multiplícalas por tu ticket. Ese número suele ser varias veces la mensualidad de cualquier sistema, y es dinero que ya tenías apalabrado.
Cuando la cuenta se hace así, la pregunta deja de ser “cuánto cuesta” y pasa a ser “cuánto me está costando seguir como estoy”.
Qué es señal de alarma
- Que no publiquen el precio en ningún lado y toda la conversación empiece con una cotización.
- Que el plan barato no incluya recordatorios, que es lo que más impacto tiene.
- Que el costo crezca con cada persona que sumes, porque penaliza justo el crecimiento.
- Que no quede claro qué pasa con tus datos si te vas.
Cómo lo cobra Vyva
Un solo plan, con usuarios ilimitados, chat y recordatorios de WhatsApp sin cobro por mensaje de nuestra parte, punto de venta e inventario, y sin comisión sobre tus clientas. Los mensajes de marketing tienen la tarifa que cobra Meta, que se paga directamente a Meta. El precio está publicado en la página de precio, en pesos y sin cotización de por medio, y queda congelado mientras seas cliente.